Regelgevende diensten: CPSR, PIF en CPNP aanmeldingen

LET OP: Het ontvangen van deze informatie duurt tot 6 weken na inleveren van alle correcte documentatie.

Laat jouw DIY-formules uitgroeien tot échte producten — volledig legaal en met zorg geregeld

Heb jij iets bijzonders ontwikkeld en droom je ervan om jouw natuurlijke huid- of haarverzorging op de markt te brengen? Bij Zapy begeleid ik, Anne, je stap voor stap door het wettelijke traject heen. Zo kun jij je richten op het creëren, terwijl wij zorgen dat jouw product veilig, compliant en verkoopklaar wordt binnen de EU en het VK.

Begeleiding nodig? Dat begrijpen wij!

Binnen de EU en het VK vallen cosmetica onder strikte regelgeving. Elk product, of het nu een watervrije balsem, zeepblok of een lotion is, moet voldoen aan een aantal wettelijke eisen. Het gehele proces om jouw product te verkopen op de Europese markt kan nogal overweldigend zijn. Wij helpen je graag verder. De regels verschillen zelfs per producttype!

Watervrije producten

Bijvoorbeeld: balsems, zalven, oliën en serums zonder waterfase.
Hiervoor heb je nodig:

• CPSR (Cosmetic Product Safety Report)
• PIF (Product Information File)
• CPNP-registratie (Cosmetic Products Notification Portal)

Zeepblokken

Bijvoorbeeld: Handzepen, haarzepen en scheerzepen.
Hiervoor heb je nodig:

• CPSR
• PIF
• CPNP-registratie

Waterbasis producten

Bijvoorbeeld: Crèmes, lotions, toners en gels.
Hiervoor heb je nodig:

• Stabiliteitstest
• Challenge Test (PET)
• CPSR
• PIF
• CPNP-registratie

Zapy regelt jouw CPSR, PIF en CPNP-registratie, en we kunnen je op weg helpen met het laten uitvoeren van een stabiliteits- en challenge test. Dit wordt via een derde partij geregeld en kan tot op vier maanden duren. De stabiliteitstest duurt namelijk drie maanden (deze mag je zelf uitvoeren, daarover kunnen we je ook meer informatie sturen).

Wat is een CPSR?

Een Cosmetic Product Safety Report is verplicht voor iedereen die cosmetica verkoopt in de EU of het VK. Een veiligheidsbeoordelaar controleert jouw formule op toxicologie, percentages, allergenen, gebruiksvoorschriften en conformiteit met EU Verordening (EC) 1223/2009. Zonder CPSR mag een cosmetisch product niet worden verkocht.

Lees hieronder meer over wat het CPSR precies, wat bij jouw pakket is inbegrepen en wat jij nodig hebben om de documentatie op te stellen.

Wat is een PIF?

Een Product Information File is een uitgebreid dossier dat laat zien dat jouw product veilig en volgens de wetgeving geproduceerd wordt. Dit dossier bevat o.a.:

• Het complete CPSR
• Testresultaten
• Productinformatie
• Claims en onderbouwing
• Etiketteringsdetails
• GMP-informatie
  Het PIF moet altijd beschikbaar zijn voor lokale autoriteiten.

Wat is het CPNP?

Het Cosmetic Product Notification Portal is het Europese portaal waar elk cosmetisch product vóór het op de markt komt moet worden gemeld.
Een CPNP-notificatie is geen beoordeling of goedkeuring; het is een melding. Dit zorgt ervoor dat lidstaten toegang hebben tot productinformatie wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld bij gezondheidsmeldingen.

Wat houdt de aanmelding in?

Wanneer je voor het eerst een cosmetisch product aanbiedt in de EU, meld je dit product aan in het CPNP. Je levert o.a. informatie over de formule, verantwoordelijke persoon, verpakking en etikettering. Zodra de melding is ingediend, is het product “geregistreerd” en mag het verkocht worden.

Wat is inbegrepen bij jouw CPSR-pakket?

• Een standaard CPSR is een beoordeling van één product tot 15 ingrediënten (meerdere ingrediënten en varianten zijn verkrijgbaar voor een meerprijs).
• Een standaard CPSR is een beoordeling voor één bedoeld gebruik/expositiegebied
  Bijvoorbeeld: gezicht, lippen, lichaam, handen, haar.
  Voor gebruik op babies of kinderen onder de 5 jaar wordt een meerprijs gevraagd.
  
• Volledige veiligheidsbeoordeling (CPSR Part A & B)
  Inclusief toxicologische analyse, beoordeling van ingrediëntenpercentages, gebruiksveiligheid en conformiteit met EU & VK wetgeving.
• Controle van alle MSDS-bladen
  Voor een correcte en veilige beoordeling van grondstoffen.
• Controle van CI-nummers, mica’s, glitters en pigmentgegevens
  Voor correcte toepassing en veilige limieten.
• Analyse van allergenen voor correcte etikettering
  Op basis van parfumoliën, essentiële oliën en natuurlijke grondstoffen.
• Controle van etiketteringsvereisten
  Inclusief INCI-controle, batchinformatie, allergenenvermeldingen en wettelijk verplichte claims.
• Validatie voor verkoop binnen de EU en het VK
  Conform UK Cosmetic Regulation en EU Cosmetic Regulation (EC) 1223/2009.
• Koppeling met het Product Information File (PIF)
  Het CPSR vormt een essentieel onderdeel van jouw complete PIF-dossier.
• Streeftijd: binnen 6 weken na ontvangst van complete documentatie

Wat is een variant?

Een productvariant mag alleen verschillen in kleur of geur (tot max. 10% van de formule). De basisformule blijft identiek.

Voorbeelden:

• Badzout in verschillende geuren
• Lipbalm met diverse kleurpigmenten
• Zeepblok met kruiden, kleurstoffen of verschillende geurcombinaties

Wat jij moet aanleveren

CPSR

Na aankoop ontvang je van ons het 'CPSR Submission Form'. Hiervoor heb je o.a. nodig:

Voor alle producttypes - lever dit in het Engels in, behalve de productnaam:

• Bedrijfsgegevens en 'Responsible Person' gegevens: Naam, adres, emailadres, telefoonnummer, KVK nummer.
• Productnaam (dit mogen er meerdere zijn voor hetzelfde product, bijvoorbeeld in Engels en Nederlands).
• Gebruiksinstructies
• Ingrediëntenlijst in percentages
• MSDS-bladen van alle grondstoffen
  
• Allergeenverklaring (bij essentiële of parfumoliën, deze kun je vinden in het MSDS of TDS)
• CI-nummers (bij kleurstoffen/mica/glitter)

Extra voor producten met een waterfase (voor zeepblokken is dit niet nodig):

• Stabiliteitstestrapport + houdbaarheidsconclusie
• Challenge Test (indien vereist)

PIF

• Het volledige CPSR
• MSDS/TDS documentatie

CPNP-registratie

• KVK-nummer (je moet gevestigd zijn in EU of VK)
• PIF
• Verpakkingsdetails (materialen, kopie van alle tekst op jouw verpakking).
• Inloggegevens van jouw CPNP-account

Heb jij nog geen CPNP account en wil je dat wij dat voor je regelen? Neem contact met ons op via hallo@zapy.nl

Hoe lever je alles aan?

Stuur alle documenten naar hallo@zapy.nl, samen met je ordernummer.
Zodra alles compleet is, ga ik voor je aan de slag.

Hulp nodig?

Heb je vragen over wetgeving, ingrediënten of het technische proces?
Stuur gerust een bericht naar Anne via hallo@zapy.nl — ik denk graag met je mee, zodat jouw prachtige creatie veilig én met vertrouwen de markt op kan.